Hva er EHF?
EHF står for Elektronisk Handelsformat — den norske standarden for elektroniske forretningsdokumenter. En EHF-faktura er en strukturert XML-fil som sendes elektronisk fra selgerens system til kjøperens system, hvor den behandles automatisk uten manuell dataregistrering.
EHF er basert på den europeiske PEPPOL-standarden (Pan-European Public Procurement OnLine), som betyr at EHF-fakturaer kan sendes til og mottas av organisasjoner over hele Europa som er tilkoblet PEPPOL-nettverket.
Hvem krever EHF-fakturaer?
Alle norske offentlige organisasjoner — kommuner, statlige organer, sykehus, skoler og statseide foretak — er pålagt å akseptere elektroniske fakturaer og foretrekker sterkt EHF. Mange vil ikke akseptere PDF-fakturaer i det hele tatt.
Et økende antall store private selskaper krever også EHF. Dette er drevet av effektivitetsgevinstene ved automatisert fakturabehandling — ingen manuell dataregistrering, færre feil og raskere betalingssykluser.
Hvis du frilanser for en kommune, et statlig organ eller en stor bedrift, vil du nesten helt sikkert måtte sende EHF-fakturaer. Før du starter arbeid med en ny klient, spør om de krever EHF.
Hvordan EHF-fakturering fungerer
EHF-fakturaer overføres gjennom aksesspunkter på PEPPOL-nettverket. Prosessen fungerer slik:
- Du oppretter en faktura i faktureringssystemet ditt
- Systemet konverterer fakturaen til EHF-format (en strukturert XML-fil)
- Fakturaen sendes gjennom et PEPPOL-aksesspunkt til mottakerens aksesspunkt
- Mottakerens system mottar og behandler fakturaen automatisk
Mottakeren identifiseres ved deres PEPPOL-deltaker-ID, som typisk er deres norske organisasjonsnummer. Du kan slå opp om en organisasjon er registrert på PEPPOL-nettverket gjennom ELMA-registeret (Elektronisk mottakeradresseregister).
Utfordringer for frilansere
Sending av EHF-fakturaer krever tilgang til et PEPPOL-aksesspunkt, som typisk betyr bruk av faktureringsprogramvare som støtter EHF. Gratis eller enkle faktureringsverktøy inkluderer ofte ikke EHF-støtte, og å koble seg til PEPPOL-nettverket på egen hånd er ikke praktisk for individuelle frilansere.
Dette er en vanlig barriere for frilansere som tar på seg oppdrag i offentlig sektor. Uten EHF-funksjonalitet kan du ikke fakturere mange av de største potensielle kundene i Norge.
EHF-fakturering med PayoutPartner
PayoutPartner støtter EHF-fakturering ut av boksen. Når du oppretter en faktura på plattformen, kan du sende den som EHF hvis mottakeren støtter det. Plattformen håndterer XML-formateringen, PEPPOL-rutingen og leveransen — du fyller bare inn fakturadetaljene som vanlig.
Dette gjelder både brukere av lønnstjeneste og brukere av bedriftsfakturering. Enten du fakturerer gjennom PayoutPartner som privatperson eller fra ditt eget selskap, har du full EHF-funksjonalitet uten ekstra oppsett eller kostnad.
Plattformen sjekker automatisk om mottakeren er registrert i PEPPOL/ELMA-registeret og ruter fakturaen deretter. Hvis mottakeren ikke støtter EHF, sendes fakturaen som PDF via e-post i stedet.