Manglende eller feil organisasjonsnummer
Hver faktura i Norge må inkludere selgers organisasjonsnummer. Hvis du har et registrert selskap, er dette ditt ENK- eller AS-nummer fra Brønnøysundregistrene. Å glemme å inkludere det, eller oppgi feil nummer, kan føre til at klientens regnskapssystem avviser fakturaen.
Hvis du ikke har et selskap og fakturerer gjennom PayoutPartner, inkluderer plattformen automatisk riktig organisasjonsnummer på fakturaene dine — så dette er håndtert for deg.
Feil mva-behandling
MVA-feil er blant de vanligste og mest kostbare feilene. Standard MVA-sats i Norge er 25 %, men ikke alle trenger å beregne det. Hvis årsinntekten din er under 50 000 NOK, er du ikke pålagt å registrere deg for MVA. Å beregne MVA når du ikke er registrert, eller unnlate å beregne det når du burde, skaper problemer med både klienten din og skattemyndighetene.
Hvis du er MVA-registrert, må fakturaen tydelig vise MVA-beløpet og ditt MVA-nummer. Hvis du ikke er registrert, bør fakturaen angi at MVA ikke er aktuelt. Å få dette feil fører til kreditnotaer, nye fakturaer og forsinkede betalinger.
Fakturerer for sent
Norske regler krever at fakturaer utstedes innen rimelig tid etter at arbeidet er utført. I praksis forventer de fleste bedrifter fakturaer innen 30 dager etter levering. Å vente uker eller måneder med å sende faktura gjør det vanskeligere for klienter å avstemme regnskapene sine, og du risikerer at betalingen blir nedprioritert.
En god vane er å fakturere umiddelbart etter fullført oppdrag, eller ved slutten av hver måned for løpende arbeid. De fleste faktureringsverktøy, inkludert PayoutPartner, lar deg opprette og sende fakturaer på få minutter.
Bruker ikke EHF når det kreves
EHF (Elektronisk Handelsformat) er standarden for elektronisk fakturering i Norge. Alle offentlige organisasjoner og mange store private selskaper krever fakturaer i EHF-format. Å sende en PDF-faktura til en klient som krever EHF betyr at fakturaen din vil bli avvist og du må sende den på nytt.
Før du fakturerer en ny klient, sjekk om de krever EHF. PayoutPartner støtter EHF-fakturering automatisk, så hvis klienten din trenger det, håndterer plattformen formateringen og leveringen gjennom PEPPOL-nettverket.
Manglende eller uklare betalingsbetingelser
Hver faktura bør spesifisere når betaling forfaller. De vanligste betalingsbetingelsene i Norge er 14 eller 30 dager. Hvis du ikke inkluderer en forfallsdato, vet kanskje ikke klienten når de skal betale, og du har svakere rettslig grunnlag hvis du må følge opp en forsinket betaling.
Vær spesifikk: inkluder nøyaktig forfallsdato, ikke bare antall dager. Inkluder også ditt kontonummer, eventuelt KID-nummer hvis aktuelt, og tydelige instruksjoner for hvordan klienten skal betale. Jo enklere du gjør det å betale, desto raskere får du betalt.