Begynn med tre fakta, ikke med fakturaen
Før noe annet må du avklare: om personen reelt er selvstendig næringsdrivende eller jobber slik en arbeidstaker gjør, hvor vedkommende er skattemessig bosatt, og om arbeidet utføres i Norge eller fra utlandet. Hver eneste plikt nedenfor avgjøres av disse tre svarene, i den rekkefølgen.
Fakturaen forteller deg ingen av dem. En person kan sende en helt gyldig faktura fra et selskap vedkommende eier, og likevel reelt arbeide under din ledelse, på ditt utstyr, etter din timeplan – som er beskrivelsen av et ansettelsesforhold, uansett hva papirene kaller det.
Statusvurderingen, som ikke er din å ta lettvint
Norge skiller mellom arbeidstaker, frilanser (formelt oppdragstaker) og selvstendig næringsdrivende. Skillet følger av det reelle innholdet i arbeidsforholdet – hvem som leder arbeidet, hvem som bærer risikoen, hvem som holder utstyret – og ikke av hva avtalen kaller det. Altinn setter opp vurderingen i veilederen for frilansere, og Skatteetatens a-meldingsveileder dekker frilansere, oppdragstakere og honorarmottakere særskilt.
Dette betyr noe fordi konsekvensene av å ta feil lander hos den som betaler. Er forholdet reelt et ansettelsesforhold, var skattetrekket, arbeidsgiveravgiften og rapporteringen dine hele veien, og en endringssak krever dem inn i etterkant.
Rapportering: to forskjellige registre
Lønn og honorar utbetalt til en person rapporteres månedlig i a-meldingen. Skatteetatens veileder om hvem som må levere a-melding er stedet å sjekke om du må, og svaret er som regel ja i det øyeblikket du betaler en person og ikke en virksomhet.
Ved siden av dette skal et oppdrag som skal utføres i Norge eller på kontinentalsokkelen, gitt til en virksomhet hjemmehørende i utlandet eller en person bosatt i utlandet, meldes til Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret – historisk skjemaet RF-1199, med RF-1198 for arbeidstakerne på oppdraget. Opplysningene skal gis så snart kontrakten er inngått, og senest 14 dager etter at arbeidet i Norge er påbegynt; oppdrag under 20 000 kroner er unntatt. Arbeid en utenlandsk frilanser utfører fra sitt eget land, havner aldri i dette registeret – der er det mva-plikten nedenfor som treffer.
Dette er to atskilte plikter med to atskilte frister. Å levere den ene oppfyller ikke den andre, og oppdragsregisteret er det som oftest blir glemt, fordi det ikke har noen månedlig rytme til å minne deg på seg.
Mva-en du beregner selv
Når en norsk virksomhet kjøper en fjernleverbar tjeneste – noe som kunne vært levert fra hvor som helst, og det dekker det meste av frilansarbeid – fra en leverandør utenfor merverdiavgiftsområdet, er det kjøperen som beregner og rapporterer den norske merverdiavgiften. Leverandørens faktura har ingen norsk mva på seg, og skal ikke ha det. Plikten er din, etter merverdiavgiftsloven § 3-30.
En mva-registrert virksomhet fører som regel samme beløp som inngående avgift i samme melding, slik at likviditetsvirkningen blir null. Rapporteringen er likevel ikke valgfri, og det er unnlatelsen snarere enn pengene som blir etterberegnet.
Utenlandske statsborgere som jobber i Norge: D-nummeret
En person uten norsk fødselsnummer trenger et D-nummer før vedkommende kan ha skattekort, og dermed før lønn kan utbetales med riktig trekk. D-nummeret utstedes av Skatteetaten, og personen må møte opp fysisk ved et av de utvalgte skattekontorene med gyldig pass eller nasjonalt ID-kort og dokumentasjon på oppdraget.
Den timen er flaskehalsen. Start den før arbeidet gjør det – ikke etter at første faktura har kommet og betalingen allerede er forsinket.
Hvor PayoutPartner passer inn
For arbeid utført i Norge av en person uten eget foretak er PayoutPartner oppdragsgiveren: frilanseren utbetales som lønn, skatt trekkes mot skattekortet, arbeidsgiveravgift beregnes og betales, og a-meldingen leveres. Selskapet ditt får én faktura og gjør én betaling.
Det dekker skattetrekket, arbeidsgiveravgiften og den månedlige rapporteringen i én ordning. To ting blir hos deg: mva-en på tjenester du kjøper direkte fra leverandører i utlandet, og selve realiteten i forholdet – jobber en person under din ledelse slik en ansatt gjør, endrer ingen betalingsvei hva vedkommende er.